L’ère de la voiture de société touche à sa fin

Le budget mobilité est l'un des principaux sujets abordés dans le cadre des dernières réformes du gouvernement. L'obligation d'introduire la politique a été reportée pour l'instant, mais le calendrier actuel pointe vers 2027 ou 2028, selon la taille de l'employeur et les conditions.

Le budget de mobilité se profile à l'horizon, mais plutôt que de le considérer comme une autre obligation légale, les employeurs doivent le considérer pour ce qu'il est réellement : l'un des outils d'optimisation salariale les plus puissants disponibles aujourd'hui. Permettre une plus grande flexibilité et une plus grande liberté en matière d'avantages sociaux sans augmenter les coûts. L'une des rares situations gagnant-gagnant pour les employeurs et les employés.

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En quoi consiste réellement le budget mobilité

‍Le budget mobilité est un cadre fédéral qui permet aux employés d'échanger leur voiture de fonction, ou le droit à une voiture, contre un budget annuel qu'ils peuvent consacrer à des choix de mobilité plus durables.
Il a été introduit pour réduire la dépendance de la Belgique à l'égard des voitures de société, limiter les embouteillages et les émissions, et encourager une mobilité plus verte. L'idée est de proposer une alternative authentique et viable, suffisamment attrayante pour inciter les employés à quitter leur voiture de fonction.

Bien qu'il s'agisse d'un sujet complexe, nous vous expliquerons en termes simples les étapes à suivre pour le mettre en œuvre. ‍

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Étape 1 : Confirmez qui est éligible (et pourquoi c'est important)

‍Avant de faire quoi que ce soit d'autre, les employeurs doivent savoir très clairement à qui est destiné le budget mobilité.

Le budget mobilité n'est pas un outil générique d'optimisation salariale. Il s'agit d'un régime parafiscal, ce qui signifie que l'employeur et l'employé bénéficient d'un traitement fiscal et de sécurité sociale préférentiel. Ce traitement favorable existe pour une raison : le budget mobilité est conçu comme une alternative à une voiture de société.

Dans la pratique, cela signifie que le budget mobilité ne doit être proposé qu'aux employés qui :

• Disposent actuellement d’une voiture de société, ou
• Pourraient y avoir droit selon la politique de voitures de l’entreprise

Utiliser le budget mobilité pour optimiser le salaire d'un employé, qui n'aurait jamais droit à une voiture de société dans des circonstances normales peut avoir de graves conséquences.

L'approche la plus sûre est donc la suivante :

• Commencez par votre politique de voiture existante
• Documentez clairement quels rôles ou profils sont éligibles à une voiture
• Limiter l'accès au budget mobilité à ce groupe

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Étape 2 : Traduire la voiture de société en budget mobilité

Une fois que vous savez qui est éligible, l'étape suivante consiste à décider du budget que reçoit chaque employé.

C'est là qu'intervient le concept de TCO (coût total de possession). Le terme peut sembler technique et intimidant, mais l'idée est simple : combien nous coûte réellement ce véhicule par an ?

Un calcul réaliste du TCO inclut généralement les éléments suivants :

• Coût du leasing ou de financement (ou la dépréciation si la voiture est détenue)
• Assurance
• Frais de carburant ou de recharge
• Entretien et réparations
• Pneus
• Taxe de circulation et immatriculation
• Autres coûts récurrents liés à la voiture

La plupart des employeurs gèrent cette situation en :

• Regrouper les voitures en catégories
• Attribuer un budget annuel fixe et réaliste basé sur le TCO par catégorie
• En appliquant cela de manière cohérente

‍Un petit mot sur les limites légales

‍La législation belge fixe des seuils de budget de mobilité minimum et maximum (indexés annuellement) et limite le budget à un maximum de 20 % du salaire annuel brut du salarié. Vos budgets basés sur le coût total de possession doivent toujours être vérifiés par rapport à ces limites.

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Étape 3 : Comprendre l'idée des trois piliers

Le budget mobilité repose essentiellement sur trois piliers :

1. Conserver une voiture de société (plus durable, généralement électrique ou hybride)
2. Mobilité durable et remboursements partiels des frais de logement
3. Paiement annuel de tout budget restant et utilisé (à un taux fiscal réduit)

Cet article se concentre sur la manière de mettre en œuvre le budget mobilité, mais consultez également notre article détaillant les types d'avantages et les avantages pour votre équipe.

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Étape 4 : Décidez si vous souhaitez gérer vous-même le budget mobilité ou faire appel à un partenaire externe

Il n'existe aucune obligation légale de faire appel à un partenaire externe. Cependant, dans la pratique, la plupart des entreprises belges choisissent toujours de travailler avec un secrétariat social ou un fournisseur spécialisé en mobilité afin de réduire la charge administrative de leurs équipes internes.

Leur coût est généralement limité et généralement déductible du budget de mobilité lui-même, garantissant ainsi la neutralité des coûts. En outre, ils proposent des portails et des applications destinés aux employés qui améliorent considérablement l'expérience utilisateur.

Les clients d'Austin Bright peuvent bénéficier de conseils et d’orientation lorsqu'ils comparent les fournisseurs, afin de sélectionner une solution adaptée à la fois à leurs effectifs et à leur stratégie RH à long terme.

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Étape 5 : Établissez des règles claires et communiquez-les rapidement

L'adoption en douceur par votre équipe peut être rationalisée en prenant des décisions clés à un stade précoce.

Des questions telles que :

• Quand les employés peuvent-ils passer à un budget mobilité ?
• S'ils possèdent déjà une voiture de société, le leasing doit-il prendre fin avant de pouvoir passer au budget mobilité ?
• Est-ce que tout le monde bénéficie des mêmes options de pilier dans son budget ?
• Que se passe-t-il après une promotion ou un changement de rôle ?
• Qu'arrive-t-il au budget quand quelqu'un part ?
• Quelles sont les preuves requises pour les dépenses ?
• Qui répond aux questions en interne ?

La bonne nouvelle, c'est que le plus souvent, si vous choisissez bien votre partenaire externe, il peut vous aider à orienter votre prise de décision et à simplifier l'ensemble du processus.

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Étape 6 : Préparez les bons documents

Avant le déploiement, vous aurez besoin de deux éléments essentiels :

• Politiquede budget mobilité : Ce document définit le cadre du budget mobilité au sein de l'organisation, en indiquant qui est éligible, comment le budget est calculé, quelles options sont autorisées et les règles internes d'utilisation. Il est essentiel car il garantit la transparence, la cohérence et la conformité légale, tout en donnant aux employés un point de référence clair sur la façon dont le système fonctionne dans la pratique.

• Addendum au contrat : Il s'agit d'un avenant au contrat de travail qui enregistre formellement le choix du salarié d'inscrire le budget mobilité et les paramètres spécifiques qui s'appliquent à celui-ci. Il est nécessaire d'ancrer légalement le dispositif, de protéger les deux parties et de démontrer que le budget mobilité remplace (ou modifie) certains éléments de rémunération d'un commun accord.

La plupart des employeurs utilisent des modèles standard, souvent fournis par des partenaires externes à un coût minime. Les documents détailleront les choix qui s'offrent à l'employé, qui a droit au budget et indiqueront clairement le choix que l'employé avait pour accéder au budget.

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Étape 7 : Suscitez l'enthousiasme des employés

Lorsqu'il est bien introduit, le budget mobilité est un outil puissant qui permet aux employés de bénéficier d'une plus grande flexibilité et d'un meilleur contrôle sur leur package salarial. Dans un marché où le salaire brut est soumis à une pression de plus en plus forte, cet argument peut être convaincant.

Pour les employeurs, les gains sont évidents :

• Une image de marque employeur plus forte
• Meilleure attraction et meilleure rétention
• Flotte automobile plus légère et contrôlable

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Conclusion

‍Sur un marché du travail où les salaires sont soumis à une pression constante, où les coûts pour les employeurs continuent d'augmenter et où la concurrence pour les talents est féroce, les solutions véritablement gagnant-gagnant sont rares. Le budget mobilité est l'un d'entre eux : s'il nécessite un investissement initial en termes de temps et de structure, il offre aux employeurs un moyen puissant d'optimiser la rémunération, de contrôler les coûts et de donner aux employés une véritable flexibilité. Ceux qui continuent à le voir comme un simple exercice de conformité risquent de passer à côté de ce qu’il est réellement — une opportunité stratégique de mieux rémunérer, pas de payer plus.

Ne manquez pas cette occasion !

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