Het tijdperk van de bedrijfswagen loopt ten einde

Het mobiliteitsbudget is een van de grote onderwerpen in de meest recente regeringshervormingen. De verplichting om het in te voeren is voorlopig uitgesteld, maar de huidige planning wijst op 2027 of 2028, afhankelijk van de grootte van de werkgever en de voorwaarden.

Het mobiliteitsbudget komt eraan, maar in plaats van het te zien als een extra wettelijke verplichting, moeten werkgevers het beschouwen zoals het werkelijk is: een van de krachtigste tools voor salarisherziening die vandaag beschikbaar zijn. Het maakt grotere flexibiliteit en vrijheid in werknemers voordelen mogelijk zonder de kosten te verhogen. Een van de weinige echte win-wins voor zowel werkgevers als werknemers.

‍

Wat het mobiliteitsbudget eigenlijk is

Het mobiliteitsbudget is een federaal kader dat werknemers in staat stelt hun bedrijfswagen, of het recht daarop, in te ruilen voor een jaarlijks budget dat ze kunnen besteden aan duurzamere mobiliteitskeuzes.

Het werd geïntroduceerd om de afhankelijkheid van België van bedrijfswagens te verminderen, verkeersdrukte en uitstoot te beperken, en groener vervoer te stimuleren. Het idee is een echte en haalbare alternatieve oplossing te bieden die aantrekkelijk genoeg is om werknemers weg te lokken van hun bedrijfswagen.

Hoewel het een complex onderwerp is, leggen we eenvoudig uit welke stappen u moet nemen om het te implementeren.

‍

Stap 1: Bevestig wie in aanmerking komt (en waarom dat belangrijk is)

Voordat u iets anders doet, moeten werkgevers duidelijk zijn over wie recht heeft op het mobiliteitsbudget.

Het mobiliteitsbudget is geen generiek instrument voor salarisherziening. Het is een parafiscaal regime, wat betekent dat zowel werkgever als werknemer profiteren van gunstige fiscale en sociale zekerheidsbehandelingen. Die gunstige behandeling bestaat om één reden: het mobiliteitsbudget is bedoeld als alternatief voor een bedrijfswagen.

In de praktijk betekent dit dat het mobiliteitsbudget alleen moet worden aangeboden aan werknemers die:

• Momenteel een bedrijfswagen hebben, of
• Realistisch gezien recht zouden hebben op een bedrijfswagen volgens het wagenbeleid van het bedrijf

Het gebruik van het mobiliteitsbudget om het salaris van een werknemer te optimaliseren die normaal nooit in aanmerking zou komen voor een bedrijfswagen, kan ernstige gevolgen hebben.

De veiligste aanpak is dus:

• Beginnen bij uw bestaande wagenbeleid
• Duidelijk documenteren welke functies of profielen recht hebben op een wagen
• De toegang tot het mobiliteitsbudget beperken tot die groep

‍

Stap 2: Zet de bedrijfswagen om in een mobiliteitsbudget

Zodra u weet wie in aanmerking komt, is de volgende stap het bepalen van het budget per werknemer.

Hier komt het concept TCO (Total Cost of Ownership) om de hoek kijken. De term klinkt technisch en intimiderend, maar het idee is eenvoudig: wat kost deze wagen ons eigenlijk per jaar?

Een realistische TCO-berekening omvat doorgaans:

• Leasing- of financieringskosten (of afschrijving als de wagen in eigendom is)
• Verzekering
• Brandstof- of oplaadkosten
• Onderhoud en reparaties
• Banden
• Verkeersbelastingen registratie
• Andere terugkerende wagenkosten

De meeste werkgevers houden dit beheersbaar door:

• Wagens in categorieën te groeperen
• Een vast & realistisch jaarlijks TCO-gebaseerd budget per categorie toe te wijzen
• Dit consequent toe te passen

Even over de wettelijke grenzen‍

De Belgischewetgeving bepaalt minimum- en maximumdrempels voor het mobiliteitsbudget (jaarlijks geïndexeerd) en beperkt het budget tot maximaal 20% van het brutojaarsalaris van de werknemer. Uw TCO-gebaseerde budgetten moeten altijd worden gecontroleerd tegen deze grenzen.

‍

Stap 3: Begrijp het idee van de drie pijlers

In essentie is het mobiliteitsbudget opgebouwd rond drie pijlers:

1. Het behouden van een (meer duurzame) bedrijfswagen (meestal elektrisch of hybride)
2. Duurzame mobiliteit en gedeeltelijke terugbetaling van woonkosten
3. Jaarlijkse uitbetaling van het resterende gebruikte budget (tegen een verlaagd tarief)

Dit artikel richt zich op de implementatie van het mobiliteitsbudget, maar bekijk ook ons artikel waarin de soorten voordelen en het nut voor uw team worden toegelicht.

‍

Stap 4: Beslis of u het mobiliteitsbudget zelf beheert of via een externe partner

Er is geen wettelijke verplichting om een externe partner in te schakelen. In de praktijk kiezen de meeste Belgische bedrijven er echter voor samen te werken met een sociaal secretariaat of gespecialiseerde mobiliteitsprovider om de administratieve last voor interne teams te verminderen.

Hun kosten zijn meestal beperkt en vaak aftrekbaar van het mobiliteitsbudget zelf, waardoor budgetneutraliteit wordt verzekerd. Bovendien bieden ze werknemersportalen en apps die de gebruikservaring aanzienlijk verbeteren.

Klanten van Austin Bright kunnen profiteren van begeleiding en advies bij het vergelijken van aanbieders, zodat ze een oplossing kunnen selecteren die zowel bij hun medewerkers als bij hun lange termijn HR-strategie past.

‍

Stap 5: Stel duidelijke regels op en communiceer ze vroeg

Een soepele adoptie door uw team kan worden vergemakkelijkt door belangrijke beslissingen vroeg tenemen.

Belangrijke vragen:

• Wanneer kunnen werknemers overstappen op een mobiliteitsbudget?
• Als ze al een bedrijfswagen hebben, moet het leasecontract dan beëindigd zijn voordat ze kunnen overstappen?
• Krijgt iedereen dezelfde pijleropties in het budget?
• Wat gebeurt er na promotie of functiewijziging?
• Wat gebeurt er met het budget wanneer iemand vertrekt?
• Welk bewijs is vereist voor uitgaven?
• Wie beantwoordt vragen intern?

Het goede nieuws is dat een zorgvuldig gekozen externe partner u kan begeleiden in uw beslissingen en het volledige proces aanzienlijk kan vereenvoudigen.

‍

Stap 6: Zorg dat de documenten in orde zijn

Voor de uitrol heeft u twee kernonderdelen nodig:

• Mobiliteitsbudgetbeleid: Dit document definieert het kader van het mobiliteitsbudget binnen de organisatie, met wie in aanmerking komt, hoe het budget wordt berekend, welke opties zijn toegestaan en de interne regels voor gebruik. Het is essentieel voor transparantie, consistentie en wettelijke naleving en biedt werknemers een duidelijk referentiepunt.

• Contractaddendum: Dit is een wijziging van het arbeidscontract die formeel vastlegt dat de werknemer kiest voor het mobiliteitsbudget en welke specifieke parameters voor hem of haar gelden. Het is nodig om de regeling juridisch te verankeren, beide partijen te beschermen en aan te tonen dat het mobiliteitsbudget bepaalde looncomponenten vervangt of wijzigt in onderling overleg.

De meeste werkgevers werken met standaardtemplates, vaak geleverd door externe partners tegen minimale kosten. De documenten specificeren de keuzes voor de werknemer, wie recht heeft op het budget en geven duidelijk de keuze van de werknemer aan.

‍

Stap 7: Maak uw werknemers enthousiast

Goed geïntroduceerd, is het mobiliteitsbudget een krachtig instrument dat werknemers meer flexibiliteit en controle over hun salarispakket biedt. In een markt waar het brutoloon onder druk staat, kan dit een overtuigend argument zijn.

Voor werkgevers zijn de voordelen duidelijk:

• Sterkere employer branding
• Betere aantrekkingen retentie van talent
• Lichtere en beter beheersbare wagenpark

‍

Conclusie

In een arbeidsmarkt waar salarissen voortdurend onder druk staan, de werkgeverskosten blijven stijgen en de concurrentie om talent hevig is, zijn echte win-wins zeldzaam. Het mobiliteitsbudget is er een van: hoewel het een initiële investering in tijd en structuur vereist, biedt het werkgevers een krachtig middel om beloning te optimaliseren, kosten te beheersen en werknemers echte flexibiliteit te bieden. Wie het blijft zien als een nalevingsoefening, loopt het risico te missen wat het werkelijk is; een strategische kans om slimmer, niet meer, te betalen.

Mis het niet! Onze klanten kunnen gratis ondersteuning en begeleiding krijgen om hen te helpen verstandige keuzes te maken bij het succesvol implementeren van een mobiliteitsbudget.